経営陣や本社から、新しいルールや仕組みが作ることがあるでしょう。
新しいルールや仕組みは、完成したからといって成果が上がるということではなく、それが機能した結果、成果があがるものです。
つまり、新しいルールを始めても、それが定着されないと意味がないと言えます。
要は、
「ルールを作ること＝ルールが浸透すること＝成果がでること」
という図式ではなく、
「ルールを作る→それを浸透させ・徹底させる→成果が出る」
ということになるのでしょう。
しかし、これを知らない人が多く、新しいルールや仕組みが導入されても、浸透せず形骸化するということが往々にしてあります。
そのため、あなたが管理職の場合は、新しい仕組みを形骸化させないノウハウを身に着ける必要があると思います。
そこで今回は、新しい仕組みやルールが形骸化してしまいやすい理由と、その対処についてまとめました。
目次
ルールが浸透しない２つの原因
まずは、新しい仕組みやルールが定着しない原因を紹介します。
これには、仕組みの作り手側（経営陣や本社など）と、受け手側（現場など）のそれぞれに理由があります。
作り手側の発信不足
まずは、作り手側の問題です。
作り手側の意識が低く、「新しい仕組みさえ作ればそれでいい」と考えてしまっている場合は、だいたいうまくいきません。
新しい仕組みを実践する立場である、受け手側の従業員の負担も想像し、作って終わりではなく、定着させるための動きを取らなければいけません。
「新制度を作ること」ではなく「新制度の導入によって成果を出すこと」を目標とする必要があります。
受け手側の怠慢
人間は面倒くさがりなものです。
今の方法で問題がないならば、わざわざ新しい方法に変えなくてもいいと思ってしまいます。
いきなり上からやり方やルールの変更を言われても、面倒くさいと感じてしまい、ついつい無視してしまうという状態になりやすいです。
このように、作り手が作って満足＋受け手が面倒くさがるというコンビネーションがキマると、新しいルールは見事に形骸化します。
新しいルールを定着させるための４つの方法
では、具体的に新しいルールや仕組みを定着させるために何を実施すべきでしょうか。
管理職として、そのためにできることはたくさんあります。以下の点を意識しましょう。
新しい仕組みの背景や目的を共有する
新しいルールを作るときには、必ずその理由があります。
それを説明し、なんのためのルール変更なのかを理解させましょう。
人は、目的や理由に納得できるとモチベーションがあがり、そうでないとやる気があがりません。
新しい仕組みに慣れるのには多少なりとも負担になるので、納得できる理由や背景をしっかり伝えることが大切です。
成功例を共有する
また、新しい取り組みでの成功例を共有することも大切です。
新しい仕組み始める際、受け手はそれが有効かなのかどうか、やり方を変えるという面倒くさいことをする価値があるのかどうかを疑います。
その価値を実感させるのに一番効果があるのが、新ルール・仕組みでの成果や効能を実感させることです。
いくら期待される成果や効能をアピールするよりも、実際に成功させれば「価値がある」と実感します。論より証拠というわけです。
質問しやすく答えやすい環境を作る
また、導入期は質問をしやすい環境を整えることが必要です。
質問専用のメーリングリストを立ち上げたり、社内掲示板でＱ＆Ａのページを作るなどの環境を作りましょう。
そこで質問を上げさせ、それに応えることで新しいルールについて、わからないことがすぐに解決できる＆その質問と答えを全員で共有できる体制を作ります。
新しいものをはじめるときに障害となるのが、「何していいかわからない」「どうしていいかわからない」という点です。
そうならないように、詳しいマニュアルを作ることは当然ですが、それでも疑問は湧いてくるでしょう。
そのときに簡単に解決できる体制を作ることで、「わからないから出来ない」という言い訳をさせないことが必要です。
導入後は受け手の要望を受けて微調整する
そのほかには、導入を開始して少し経った後にヒアリングを行い、場合によっては改善することも効果的だと思います。
作り手側が受け手側の声を聞いて修正・改善するというスタンスそのものが、受け手にとっては好印象になります。
社内で新しいルールを導入するときは、ともすると受け手側にうっとおしく感じられるものです。
そこで、作り手側が受け手のことを考えて調整するという姿勢を見せることで、受け手は「自分達のことも考えてくれている」という印象を持ってくれます。
こういう印象を持ってくれれば、受け手側も新しいルールを受け入れることに前向きになる効果も期待できます。
導入した後にこそエネルギーが必要
以上のように、新しいルールが形骸化してしまいやすい理由と、それを定着させるためのポイントをご紹介しました。
ルールの発信側や管理職には、「新しい制度は作ることが目的ではなく、それを活用して成果を出すことが目的である」ことを強く意識することが大切です。
せっかく作ったルールが形骸化してしまうのであれば、それを作るまで掛かった労力が無駄になってしまいます。
ルールを作るより、「作ったあとこそエネルギーが必要」と考え、定着させるために必要な動きに力をいれることが大切だと思います。
