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ルールを作って満足してませんか?組織のルールを定着させるために必要なこと

ルールを無視しているイメージ画像

色々な会社でよい成果を上げるために、新しいルールや仕組みを作ることがあるでしょう。

以前の記事で、そうしたルールを作るときに気をつけたいポイントをまとめました。

組織の仕組み作りは失敗が許されない!自信ないのに任されたら押さえたいポイント

しかしルールや仕組みを変えたから成果が上がるということではなく、新しい仕組みが機能した結果成果があがるものです。

つまり、新しいルールを始めても、それが運用されないと意味がないということになるのです。
「ルールを作ること=ルールが浸透すること=成果がでること」

という図式ではなく、

「ルールを作る→それを浸透させ・徹底させる→成果が出る」

というステップをふむことことになるのが正しい流れです。

そのため、ルールを作ったあとに、その浸透と徹底をさせための働きかが大切になるのです。

しかしこの点が意識できない人が多く、新しいルールや仕組み導入されても浸透せず形骸化するということが往々にしてあります。

あなたが作成に関わるルールや仕組みが同じことにならないように、このようなことが起こってしまいやすい背景とその対処についてまとめました。

 

作り手と受け手双方の意識に問題がある


良くあるケースは作り手側と受け手側に意識のギャップがあり、作り手側は作って満足し、受け手側は面倒くさがり、なにかと理由をつけて実施しない・・そして作り手は実施されなくても無関心であるという構図です。

これを防ぐには、作り手側の意識を高めなければいけません。

冒頭でも述べましたが、「新制度を作ること」ではなく「新制度の導入によって成果を出すこと」を目標としなければなりません。

新制度を作ることは手段であり目的ではないということを作り手は忘れないようにしなければいけません。

成功例を共有することで「論より証拠」でアピール


では具体的に新ルールや仕組みを定着させるために何を実施すべきでしょうか。

一つは成功例を共有することです。新しい取り組みを始める際、受けてはそれが果たして有効かどうか、新しい動きをとるほどの価値があるのかどうなのかを疑います。

その価値があると実感すれば前向きになり、そうでないと感じれば自然と動きが鈍ります。その価値を実感させるのに一番効果があるのが、新ルール・仕組みでの成果や効能を実感させることです。

いくら口や文章で期待される成果や効能をアピールするよりも、実際に成功させれば価値があると実感します。論より証拠というわけです。

そこで、社内での成功例を社内報などで紹介し、成功した実例を共有させる仕組みを作りましょう。

質問しやすく答えやすい環境を作る


また、導入期は質問をしやすい環境を整えることが必要です。質問専用のメーリングリストを立ち上げたり、社内掲示板でQ&Aのページを作るなどの環境を作りましょう。

そこで質問を上げさせ、それに応えることで新しいルールについてわからないことがすぐに解決できる&その質問と答えを全員で共有できる体制を作ります。

新しいものをはじめるときに障害となるのが、「何していいかわからない」「どうしていいかわからない」という点です。そうならないように詳しいマニュアルを作ることは当然ですが、それでも疑問は湧いてくるでしょう。

そのときに簡単に解決できる体制を作ることで、「わからないから出来ない」ということにならないようにしましょう。

導入後は受け手の要望を受けて微調整する


そのほかには、導入を開始して少し経った後にヒアリングを行い、場合によっては改善することも効果的だと思います。

作り手側が受け手側の声を聞いて修正・改善するというスタンスそのものが受け手にとっては好印象になります。

社内で新しいルールを導入するときは、ともすると受け手側にうっとおしく感じられるものです。今までなれた方法をなぜ変えるのかと不満に感じられる可能性もあります。

そこで、作り手側が受け手のことを考えて調整するという姿勢を見せることで、受け手は「自分達のことも考えてくれている」という印象を持ってくれます。

こういう印象を持ってくれれば受け手側も新しいルールを受け入れることに前向きになるという効果も期待できます。

導入する前より導入した後にエネルギーが必要


以上のポイントをご紹介しましたが、いずれにせよ新しい制度は作ることが目的ではなく、それを活用して成果を出すことが目的であるということを作り手側が忘れないようにすることが必要です。

せっかく作ったルールが形骸化してしまうのであれば、それを作るまで掛かった労力が無駄になってしまいます。それは作る人にとって嬉しいことはないでしょう。

このような背景でルールの浸透や徹底は意外と難しいものです。それを打破するためにはまず作り手の意識が重要になります。

「作るまでが俺の仕事」という意識では浸透はしません。それが与えられたものであったも、仕組みを作った人はその浸透にもこだわりたいものです。

そしてそのために必要な動きは色々とあります。作ってしまえば後は知らんという精神ではなく、徹底されるにはどのような行動をとるべきか(とってもらうべきか)というレベルまで考えることが必要です。

 

部下に直接ルールの徹底を図る場合はこちらを参考に

新ルールの形骸化はこれで防げ!新しい取り組みを定着させるための3つの方法

 

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