うまく仕事を任せて楽になろう

部下への仕事の教え方がわかっていると、部下も上司も楽になれる。

仕事を教えている人のイメージ画像

部下が出来た場合は必ず仕事を教え、育てることになるでしょう。このとき、特に新人の場合は仕事を教える際には注意が必要です。

乱暴に任せてしまった場合は、その後部下の仕事が上手くいかなかったり、上司の対応に不満を感じるなどの危険性があります。

人が増えることは本来チームが育つチャンスになるはずですが、それが逆効果になってしまいます。

 

一方、仕事のやり方が定着して成果を出すことできれば、部下が育ち、上司自身も仕事の負担が減ります。

そして上司が他の発展的な仕事に着手できるようになり、さらのチームの成果が上がる・・というよい循環が生まれます。

 

つまり、上司がうまく仕事を教え、部下が一人前の成果を出せるかどうかで、部署全体で成果を出せるかどうかが変わります。

そこで今回は、部下とチームがスムーズに成果をだせる仕事の教え方のコツをまとめました。

部下への仕事の教え方がわからない、自信がないという人は参考にしてみてください。

仕事の教え方3つのステップ

それでは、部下にうまく仕事を教えるためにはどうしたらいいでしょうか。

そのためには大きく分けて3つのステップに分かれます。

その仕事の意義を伝える

まずは部下の仕事へのモチベーションを高めることが重要です。

そのためには、なぜこの仕事があるのか、この仕事をすることでどんなメリットがあるのか、そういったことを説明することが必要です。

こうした説明を受けることで、ただ単純にやり方だけを教わるよりも、応用が利くようになったり、改善案も出してくれたりという可能性もあります。

なるべく早く確実に消化させる時間をとる

そして実際に教えるときには、その仕事の手順をやってみせ、そのあと自分でさせてみることになりますが、それで終わってはいけません。

そのあとなるべく早く、教わったことを自分の中で整理させる時間をとることで、確実に習得しやすくなります。

つまり、

  1. 目の前でやってみせる
  2. 自分でさせてみせる
  3. その内容をメモするなりして定着させる

という3つのステップ(場合によっては②の前に③をさせてもよい)を踏むことが大切です。

③のステップをおろそかにすると、定着が甘くなるため、上達が遅くなります。

なるべく早く、本人のなかでの定着を確実に行わせることが重要です。

 

会社の方針によっては、③は業務時間に取るものではなく、業務時間外にやるものだという風潮があると思います。

仕事の生産性を高めるという意味ではその通りなのですが、定着を本人に任せてしまうと、個人差が出ます。

少数の部下を確実に戦力にさせたかったり、なかなか上達しない場合は、業務時間内であっても、教えた直後にまとめさせた方がうまくいきます。

 

なお、教わったことの整理を進めると、質問が出てくることが多いです。

相手から質問があがってきたら、それに答えることでさらに理解が増します。

また、質問があがってくることは理解が進んでいる証明でもあります。

相手から質問があがってくるかどうかが、本当に理解しているかどうかのバロメーターとして考えてもよいかもしれません。

一人でできたら褒めて認めてあげる

これは当たり前すぎて見落としがちですが、意外と重要です。

例えば・・

  • 難しい内容を習得したときには「難しい内容だけどちゃんとマスターできたね」
  • 早く習得した場合は「思ってたよりも早くマスターしたね、すごいね」
  • 難しくも早くもない場合は、「あなたがこれをマスターしてくれることで私の手が空いてだいぶ助かるよ、ありがとう」

・・など、状況に合わせて、褒めたり認めたりする言葉をかけることが大切です。

 

これが自然にできると、あなたから仕事を教わることで認めてもらえるため、「他の仕事も教わりたい」というモチベーションにつながります。

教えずに仕事を教える体制を作りたい

効率的に祖ごとを教えられた部下のイメージ画像

以上の点に注意して、部下に仕事を教えれば、スムーズに成果をだすことができると思います。

しかし、さらに効率的に教える方法があります。

それは「手間をかけず仕事を教える体制を作る」ことです。

 

人に任せる上で、もっとも効率の良い方法は「教えなくても自分で手順をマスターしてもらう」ことです。

これが出来れば、最初に仕事の意義を伝え、質問があれば受け、出来たら認める・・というステップだけで仕事を任せることができるようになります。

 

それを実現するためには、詳細なマニュアルを作れば良いのですが、この点、大企業など体制がしっかり整っている場合はすでにできていることもあるでしょう。

しかし実際人手が足りないことが多い中小企業などでは、マニュアルを作るところまで手が回せておらず、口頭での伝達になってしまっていることも多いと思います。

研修の仕上げとして、マニュアルを作らせる

そこで、教えた部下に、教えた業務のマニュアルを作らせるという方法があります。

メモ書きで終わらせず、ワードなどで作成させ、そのまま社内(部署内)のマニュアルとして残しておけるものとします。

本人にしてみれば内容の定着になり、上司にとってみれば、次の人に教える際に活用できます。

また、この流れを発展させることで、一部の業務フローに更新があった場合も、部下に指示を出し、同じようにマニュアルを更新させる流れを作ることもできます。

 

なお、特にPC操作のマニュアルについては、画像つきのものを作ることができれば効果的です。

プリントスクリーンの機能を使うことで、作業中の画像をワードなどに貼り付けることができます。

画像をつけるだけで、文字のみの説明よりも格段にわかりやすく、「やって見せる」のステップの代わりになります。

 

こうしたマニュアル作成は、忙しい上司にとってみればついつい後回しにしてしまいがちな業務ですが、できてしまえばとても効率的です。

自分のチームにマニュアルが整備されていないのであれば、教えた際にマニュアルを作らせることを課題として与える仕組みが有効でしょう。

 

なお、この考え方は、ビジネス書「仕組み」仕事術を参考にしています。

「このマニュアルさえ見れば、誰でも同じ仕事ができる」レベルのマニュアルを作れば、教える手間が格段に少なくなる・・という考え方に感銘を受けました。

興味がある人は参考にしてみてください。

部下とチームが育つかは教え方にかかっている

以上のように、効率的に仕事を教えることで、部下が育ち部署全体の成果も上がるでしょう。

そしてマニュアルを作らせる仕組みができれば、教えるための手間も省くことができ、管理職としての負担が減ります。

部下に仕事を教える余裕がない人や、教え方に自信がない人だけでなく、効率的に仕事を教える方法を知りたい人は、ここまで紹介した内容を参考にしてみてください。

 

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