部下育成

これで仕事が楽になる!部下とチームを育てるための仕事の教え方

新人社員のイメージ画像

部下が出来た場合は必ず仕事を教え、育てることになるでしょう。このとき、特に新人の場合は仕事を教える際には注意が必要です。

乱暴に任せてしまった場合は、その後部下の仕事が上手くいかなかったり、上司の対応に不満を感じるなどの危険性があります。人が増えることは本来チームが育つチャンスになるはずですが、それが逆効果になってしまいます。

 

一方、仕事のやり方が相手に定着してスムーズに成果を出すことできれば、相手のやりがいにもなり上司自身も仕事の負担が減るため、上司が他の発展的な仕事に着手できるようになります。その結果さらにチームの成果が上がりやすくなるというよい循環が生まれます。

上司が上手く仕事を教え、部下が一人前の成果を出せるよう育てることができるかどうかで、部下も自分自身も仕事が楽になるかどうか変わります。そこで今回は部下とチームがスムーズに成果をだせる仕事の教え方のコツをまとめました。

仕事の意義を伝える


まずは部下の仕事へのモチベーションを高めることが重要です。そのためには、なぜこの仕事があるのか、この仕事をすることでどんなメリットがあるのか、そういったことを説明することが必要です。

こうした説明を受けることで仕事へのやりがいが生まれる他、ただ単純にやり方だけを教わるよりも、仕事の背景やメリットを把握することで応用が利くようになったり、改善案も出してくれるようになったりという可能性もあります。

なるべく早く確実に消化させる時間をとる


そして実際に教えるときには、その仕事の手順をやってみせ、そのあと自分でさせてみることになりますが、それで終わってはいけません。

そのあとなるべく早く、教わったことを自分の中で整理させる時間をとることで習得しやすくなります。

①目の前でやってみせる

②自分でさせてみせる

③その内容をメモするなりして定着させる

という3つのステップ(場合によっては②の前に③をさせてもよい)を踏むことが大切です。③のステップをおろそかにすると、自分の中で教わったことの定着が甘くなるため上達が遅くなります。なるべく早く自分の中での定着を早く確実に行わせることが重要です。

自分の中で教わったことの整理を進めるなかでは質問が出てくることが多いと思います。相手から質問があがってきたら、それに答えることでさらに理解が増します。また、質問があがってくるということは自分の中での消化が進んでいる証明でもあります。

自分でまとめさせたあとは質問をさせてもよいでしょう。相手から質問があがってくるかどうかを本当に理解しているかどうかのバロメーターとして考えてもよいかもしれません。

一人でできたら褒めて認めてあげる


これは当たり前すぎて見落としがちですが意外と重要です。

例えば・・

難しい内容を習得したときには「難しい内容だけどちゃんとマスターできたね」

簡単な内容であるものの早く習得した場合は「思ってたよりも早くマスターしたね、すごいね」

簡単な内容で標準的なスピードで習得した場合は「あなたがこれをマスターしてくれることで私の手が空いてだいぶ助かるよ、ありがとう」

・・など、状況に合わせて褒めたり認めたりする言葉をかけてあげることが大切です。

相手としては、あなたから仕事を教わることで認めてもらうようになるため、他の仕事も教わりたい、というモチベーションにつながります。

以上の点に注意して部下に仕事を教えることができればスムーズに成果をだすことができると思いますが、さらに効率的に教えるために重要なポイントがあります。

それは「極力手間をかけず仕事を教える体制を作る」ことです。

自動的に手順をマスターできる体制を目指す


人に任せる上で、もっとも効率の良い方法は「教えなくても自分で手順をマスターしてもらう」ことです。

これが出来れば、最初に仕事の意義を伝え、質問があれば受け、出来たら認める・・というステップだけで仕事を任せることができるようになります。

それを実現するためには詳細なマニュアルを作れば良いのですが、この点、大企業など体制がしっかり整っている場合はすでにできていることもあるでしょう。

しかし実際人手が足りないことが多い中小企業などでは、マニュアルを作るところまで手が回せておらず、口頭での伝達になってしまっていることも多いと思います。

研修の仕上げとして、マニュアルを作らせる


そこで、教えた部下に、教えた業務のマニュアルを作ることを課すという方法があります。

メモ書きで終わらせず、ワードなどで作成させ、そのまま社内(都合が悪ければ部署内)のマニュアルとして残しておけるものとします。

本人にしてみれば内容の定着になり、上司にとってみれば次の他の人に教える際に活用できます。

また、この流れを発展させることで、一部の業務フローに更新があった場合も部下に指示を出し、同じようにマニュアルを更新させる流れを作ることもできます。

 

なお、特にPC操作のマニュアルについては画像つきのものを作ることができれば効果的です。

プリントスクリーンの機能を使うことで作業中の画像をワードなどに貼り付けることができます。

すでに色々な場面で画像付きマニュアルを見る機会も多いと思いますが、これは文字だけの説明よりも格段にわかりやすく、前回の記事でいう「やって見せる」のステップの代わりになります。

 

こうしたマニュアル作成は忙しい上司にとってみればついつい後回しにしてしまいがちな業務ですが、できてしまえばとても効率的です。

自分のチームにマニュアルが整備されていないのであれば、教えた際にマニュアルを作らせることを課題として与える仕組みが有効でしょう。

部下とチームが育つかは教え方の上手い下手にかかっている


以上のように、モチベーションがあがるように仕事を教えることで部下が育つことでチーム全体の成果も上がるでしょう。そしてマニュアルを作らせる仕組みを作ることができれば、教えるための手間も省くことができ、効率が良くなります。

 

これはつまりチームとしての力がつき、チームが育つということになるでしょう。

仕事を教え、部下を育てることを通じてチーム自体も育てることが重要です。そのための第一歩として、いかに仕事をしっかり教えられるかということが大きな影響を与えます。

これらのポイントを踏まえて、部下のモチベーションが上がるように&効率よく教えられるような方法で教えることが大切でしょう。

こちらの教え方も参考になります

マニュアル人間にするな!部下の育成は問いかけ考えさせる

 

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