チームリーダーや管理職になると、色々な仕事が舞い込み、期限に追われるばかりの状態になる人も多いと思います。
このような状況だと、一つ一つの仕事のクオリティも良くないことが多いです。
特に、考えたりデザインする仕事に関わる人は、締め切りに終われるのではなく、余裕を持てる環境にしたいと思うかもしれません。
余裕を持って仕事をするためには、仕事のスピードを早めることが大切です。
こちらの記事が参考になります。
しかし、仕事のスピードを早くすることだけでなく、仕事のスケジュール管理を行い、常に前倒してすすめることも重要です。
そこで今回は、仕事を前倒しですすめ、心に余裕を持って仕事を進めるポイントをまとめました。
目次
標準の業務スケジュールを立てる
まずは、自分の仕事の「全体像」をつかむことが大切です。
そのためには、以下の内容を整理しましょう。
- 自分の担当業務の年間スケジュールを把握する
- 月の初めに月間スケジュールを把握する
- 週の初めに週間スケジュールを把握する
- 一日の初めに今日のスケジュールを把握する（前日の夜に翌日のスケジュールを振り返っても良いです）
これらを把握し、やるべき仕事の抜け漏れがないかどうか確認します。
そして、今進めている仕事が、本来のスケジュールと比べて前倒しできているか、遅れているのかを確認します。
遅れている場合は、余裕を持たせている時間を使ってとりもどすように調整しましょう。
急な依頼などに振り回されない
このようにすると、自分の仕事の進捗をコントロールすることができます。
抱えている仕事を抜け漏れなく進められるようになるため、心にも余裕がでるでしょう。
しかし、顧客・上司・部下・他部署からの依頼・相談・指示が舞い込み予定通りに進まないということが多くあります。
これらをその都度対応していては、自分のスケジュールどおりに仕事が進みません。
そこで、舞い込む依頼にその場で応えるのではなく、対応する時間帯を決めてしまいましょう。
あなたの職務や立場にもよりますが、可能ならばすぐには対応せず、あらかじめ決めておいた時間にまとめて対応するなどの体制をとりたいところです。
依頼や相談に対応する時間を区切り、その時間内にまとめて対応しつつ、他の時間は本来行う仕事に取り組めば、ある程度仕事の進行をコントロールできます。
先延ばしの誘惑に負けない
このように、自分で仕事のペースをコントロールすることが、余裕をもって仕事をすることができるようになります。
しかし、これを継続するうえで、もうひとつ注意しなければいけないものがあります。
それは、「先延ばしの誘惑」です。
気分が乗らない仕事になにかと理由をつけて、「後回しでいいや」と考えてしまうことは誰しもあります。
代表的な「先送りしがちな仕事」と、その対処法を挙げるので、自分で自分の首を絞めないようにしましょう。
大掛かりな仕事は分解する
大掛かりな仕事は、たくさんの準備や根回しが必要で、実現までに必要なステップが多いため、面倒なものです。
緊急性と重要性の高いプロジェクトならば、腹を括って取り組めるのですが、それほど緊急じゃないのにプロセスが多い仕事は、面倒臭さが強く、先延ばしにしてしまいがちです。
このような仕事は、その工程を細分化し、一つ一つの小さな仕事に分解しましょう。
「まずはここまでやろう」と分割して取り組むことで、心理的なハードルが下がります。
未知の仕事は情報を集める
経験したことがない仕事は、成功イメージを描きにくいため、不安になります。
また、どう進めればいいのかのイメージも湧かず、失敗するかもというネガティブな気持ちも湧いてくるため、どうしても腰が重くなります。
このような仕事はまず、なんとなく「失敗しそう」というイメージを止め、成功するために必要な情報を集めましょう。
- 成功例を調べる
- 詳しい人に聞く
- 小さい規模でテストをしてみる
このような取り組みで情報を集めれば、なんとなく「どうすればいいか」というイメージが湧いてきます。
そうすると腰も軽くなるため、先延ばしの誘惑も弱くなるでしょう。
すきま時間にすることを決める
また、余裕を持って仕事を進めるためには、日ごろからわずかな時間を無駄にしない習慣を身に着けることが大切です。
移動中や打合への待ち時間など、ちょっとした空き時間が発生することも多いでしょう。
このような時間は「すきま時間」と呼ばれることが多く、集中して仕事ができるわけではないものの、無駄にするのももったいない時間です。
そこで、このような時間に、なにをするのかというルールを、あらかじめ決めておくことも重要です。
スマホでメールを確認するとか、翌日のスケジュールを確認するなど、やれることは限られていますが、すきま時間でやることを決めておけば、時間を効率的に使えるようになります。
このようなちょっとした時間を活用することで、仕事の進みが早くなり、余裕を持った仕事につながります。
スケジュールを支配すれば、余裕をもって仕事ができる
このように、自分の仕事のスケジュールを管理し、邪魔する要因も対処し、わずかな時間も効率的に使えば、前倒しで仕事ができる可能性が高くなります。
管理職になると、カバーする仕事の範囲も増え忙しくなりますが、スケジュール管理もしやすくなるはずです。
たくさんの仕事に流されるままにこなすのではなく、自分でスケジュールや仕事を支配して、余裕をもって取り組めるようになりましょう。
