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余裕を持っていい仕事をするためにー仕事を前倒しして処理のペースを上げよう

てきぱき仕事をしているイメージ画像

チームリーダーや管理職になるとは日々色々な仕事が舞い込み、常に期限に追われるばかりの状態になる人も多いと思います。

このような状況だと一つ一つの仕事のクオリティも良くないことが多いです。

特に考えたりデザインするような仕事をすることが多い人は、締め切りに終われるのではなく、余裕を持って仕事をする環境にしたいと思うことも多いでしょう。

余裕を持って仕事をするためには、仕事のスピードを早めることが大切です。

 

こちらが参考になります。

振られる仕事が多くなれば出世が見える!早さにこだわり仕事を呼び込もう!

 

しかし、仕事のスピードを早くすることだけでなく、仕事のスケジュール管理を行い、常に前倒ししてすすめるということも重要です。

そこで今回は、仕事を前倒しですすめ、常に締め切りに追われるのではなく余裕を持って仕事を進めるためのポイントをまとめました。

全体像をつかむ


自分の担当業務の年間スケジュールをつかむことを皮切りに、

・月の初めには月間スケジュールを把握

・週の初めには週間スケジュール

・一日の初めにはその日のスケジュール(前日の夜に次の日のスケジュールを振り返っても良いです)

 

を把握し、今自分は本来何をするべきかを常に把握することが重要です。ちなみに、このスケジュールを作る際には、必ず余裕を持たせることが必要です。

 

そして、もともと予定しているスケジュールと比べて前倒しできているか、遅れているのかを確認します。スケジュールより遅れている場合は余裕を持たせている時間を使って遅れをとりもどすように調整しましょう。

まずはこれをしないことには自分が本来のスケジュールよりも前倒しなのか遅れているのかを把握できません。

一日の自分のペースをつかむ


このようにして自分の1日の業務の流れを固めさせ、その日やるべきことを確実に実施する・・というペースを確立させることが重要です。

しかし、顧客・上司・部下・他部署からの依頼・相談・指示が舞い込み予定通りに進まないということが多くあります。

 

これらに対して、来たものをそのときに対応していては自分のスケジュールどおりの仕事が進みません。

ひどい人になると、次々舞い込んでくる依頼にこたえるだけで1日の業務時間が終わってしまうということもあるのではないでしょうか。

自分の職務や立場にもよりますが、可能ならばそれらに対応する時間帯を決め、その時間内にまとめて対応するなどの体制をとりたいところです。

相談対応する時間を区切り、その時間ないにまとめて受け付けつつ、他の時間は自分の本来行う予定の仕事に取り組みます。

ついつい先延ばしにしてしまう仕事の対処法


このように予定通りのペースで仕事を進めるためにもうひとつ邪魔されてしまうものがあります。

それは、「先送りしたいという意思」です。なにかと自分のなかで理由をつけて、この仕事は後回しでいいや、と考えてしまうことです。これによって自分で自分の首を絞めてしまうということをしてしまいがちですが、これを撲滅しなければいけません。

代表的な「先送り案件」とその対処法を紹介します。

 

①大掛かりな仕事=多くの準備や根回しが必要で、実現までに必要なステップが多い仕事

緊急性と重要性の高いプロジェクトならば腹を括って取り組めるのですが、それほど緊急ではない仕事のみ必要なステップが多い仕事は、面倒くさいと感じて着手せず先延ばしにしてしまいがちです。

このような仕事はその工程を細分化し、一つ一つの小さな仕事に分解しましょう。これによって面倒臭さがなくなり、着手の心理的なハードルがさがるでしょう。

 

②未知の仕事=成功するためのイメージを描きにくい仕事

やったことが無い仕事の場合は、成功体験がないために、どのようにすればいいのかというイメージを描きにくく、失敗してしまうイメージをもってしまう危険性があります。

こういう仕事の着手に二の足を踏んでしまうことも多いです。

このような仕事はまず、なんとなく「失敗しそう」というイメージで考えるのをやめ、成功するために何が必要なということを冷静に考えましょう。

 

そしてわからないことがあれば経験者に聞くなどの情報収集を進めてください。

情報が多くなればイメージも描きやすくなります。成功するイメージを描くために情報収集に努めましょう。

すきま時間にすることを決めておく


移動中や打合への待ち時間など、ちょっとした空き時間が発生することも多いでしょう。このような時間は「すきま時間」と呼ばれることが多く、集中して仕事ができるわけではないが、無駄にするのももったいない時間です。

このような時間になにをするのかというルールをあらかじめ決めておくことも重要です。スマホでブログを更新するとか、勉強している分野の本を読むとか、やれることは限られていますが、その時間できることを決めておき、ふとすきま時間が発生しても無駄になりません。

このようなちょっとした時間を活用することも仕事を前倒しして進めるために効果的になります。

自分で自分の仕事やスケジュールを支配する


このようにポイントを押さえ、自分の仕事の全体像と一日のスケジュールを管理し、それを邪魔される要因への対処も行えば、自分のペースもしくはそれよりも前倒しで仕事ができる可能性が高くなります。

管理職や上司やチームリーダーとなるとカバーする仕事の範囲も増え忙しくなりますが、自分でスケジュールを管理しやすくもなると思います。

たくさんの仕事に流されるままにこなすのではなく、自分でスケジュールや仕事を支配して余裕をもち処理していけることを狙いましょう。

 

仕事のスケジュール管理をする上ではこちらも参考になります

仕事の抜け漏れはこれで防げ!定期的な仕事のメンテナンスがあなたを救う

 

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