たくさんの仕事をいかに早く・効率的にさばくかというのは、管理職なら一度は抱える悩みでしょう。
立場が上になればなるほど舞い込む仕事は多くなり、受ける相談も多くなり、もともとの自分の仕事がなかなか進まない・・なんてことは多いでしょう。
このような状況では、さばけない仕事が出てきたり、重要な仕事に着手できなかったり、などの状況になってしまいがちです。
そうならないためにも、「仕事を早くさばく方法」を身につけることが必要です。
しかし、ネットや書籍で紹介されているノウハウは、良いものもあれば、そうでないものもあります。
そこで今回は、数ある仕事をさばく方法の中で、私自身が試したもののうち、特にオススメの５つの方法を紹介します。
目次
ルールを作って仕事をさばく
仕事術の本などでは、「仕事は先延ばしせず、即断即処理すべき」という意見が多いです。
しかし、すべて即処理で対応すると、その日予定していた仕事が進まないという問題も発生します。
そのため、メリハリをつけて対応することも大切です。
たとえば
- 3分以内で対応が完了するものは即処理
- それ以上かかるものはいったんストック
- 考える必要のない仕事はその日のうちに終わらせる
- じっくり考える仕事は、毎日決まった時間を充てる
などのようにルールを決めて対応し、メリハリをつけて進めましょう。
また、一日のうちに、受けた依頼に対応する時間と、もともと予定していた仕事をこなす時間の両方を決めておくことも大切です。
- 午前中は依頼や相談に対応する
- 午後の時間はプロジェクトの進行に集中する
などのスケジュールも決めてしまえば、依頼や相談に呑まれずに、やるべき仕事をこなしやすくなります。
頻繁に行う仕事は効率化
「効率化」というのは、自分が作業せずに機械（もしくは他人の手）で完結する仕組みを作ることです。
毎月やることが決まっている仕事は、できる限り効率化できるように考えてみましょう。
- パートや経験の浅い社員でもできるようにマニュアル化する
- ITスキルやアプリ・サービスを活用して手間を減らす
などの工夫で、自分の時間をとられずに仕事が完了する仕組みをつくりましょう。
仕事の効率化は、仕組みを考えたり、誰かにその仕事を教えたりするので、実現するための労力が大きいです。
しかし、ルーチンでやる仕事がなくなる（減る）というメリットは非常に大きいです。
会社組織は、発展するために仕事をどんどん増やす傾向にあります。
いつかパンクしてしまわないためにも、効率化できるものはどんどん進め、自分の手から仕事を離していく発想は重要です。
実現するための費用対効果を考え、最初に少し苦労するとしても、そのあとが楽になるようであれば、やる価値は十分あるでしょう。
自分のコンディションが良い時間帯を意識する
仕事の種類の中には、単純な事務処理の他に、マニュアルを作ったり、新しい試みを考えたりなどの、頭を使う系の仕事もあると思います。
そういう仕事は、自分の頭が最も冴えるタイミングに、まとまった時間をとり行うのが有効です。
そのためには、まず自分の頭が最も冴えるいわば「ピークタイム」がいつなのかを把握することが重要です。
自分の頭の回転がもっとも良くなるタイミングを把握し、その時間は考える系の仕事に集中するようスケジュールを考えましょう。
そして、自分で「この時間はコンディションがいい」という意識を持つと、体もそのイメージに合わせて集中しやすくなるようです。
気分の乗らないときは簡単な仕事を
日によっては、予定通りに仕事をさばく気分が乗らないこともあると思います。
もちろん、そういう自分には負けずに、根性で無理やり予定通りの仕事をこなすマインドも重要です。
しかし、気分転換になるような簡単な仕事をやっつけることで気分をのせるという方法もあります。
小さな仕事であっても、完結させることができれば達成感が生まれるので、その結果集中力が高まるという効果もあります。
無理にもともとの予定の業務に固執せず、気分転換という意味で、他の仕事に手をつけることも効果的です。
自分の記憶力を信じない
ある仕事に手をかけている最中に声をかけられ、中断することもあると思います。
そのときはすぐにそっちへ意識を向けず、再開するときにやろうとしていた内容を必ずメモしておくことが大事です。
中断する前は頭がその仕事に集中しているため、再開後に何をするかを明確に覚えており、再開後もスムーズに取り掛かれるだろうと考えがちです。
自分の記憶力を過信し、再開しようとしたときに「あれ？なんだっけ？」とならないよう必ずメモをとったほうが効率が良いです。
個人的な感触としては、２０代のころはメモをしなくても覚えていられたものの、３０代になると忘れることが多くなってきました。
肉体の衰えとともに、記憶力や集中力も劣化するものだと理解し、忘却防止の手を打った方がいいと思います。
将来の自分を楽にしてあげよう
以上、私が自分で試してみて「いいな」と思った、仕事のスピードを上げるコツを紹介しました。
ちょっとしたコツの積み重ねで、仕事のスピードは上がるものです。
仕事を早くさばくようになるためには、若干努力が必要です。
効率化を考えたり、自分のこれまでの考えを改める必要性も生まれるかもしれません。
そのため、一時的には余計な負荷がかかるかもしれませんが、それは後々の自分が楽になるための「投資」だと思います。
管理職には色々な仕事が舞い込んで忙しくなりやすいですが、部下に指示をしたり、ある程度自由に仕事ができる裁量もあるはずです。
その権利をフル活用し、のちのち楽になるための努力に取り組むことをオススメします。
