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数ある「仕事を早くさばく方法」のなかで、実際に試してしっくりきた5つの方法

バリバリ仕事をこなしている人のイメージ画像

たくさんの仕事をいかに早く・効率的にさばいていくかというのはビジネスマンなら一度は抱える悩みでしょう。実際そのノウハウが載っている本はたくさんあります。

立場が上になればなるほど舞い込む仕事は多くなり、受ける相談も多くなり、もともとの自分の仕事がなかなか進まない・・なんてことは多いと思います。

このような状況では依頼された仕事が捌ききれなかったり、自分だけしかできない重要な仕事に着手できなかったり、というよろしくない状況になってしまいがちです。

そうならないためにも「仕事を早くさばく方法」を身につけることが必要です。

 

ちまたで紹介されているたくさんのノウハウの中には、使えるものや自分には合わないものがそれぞれあるでしょう。

実際どのような方法が自分に合うのかかというのは、自分のタイプや職種や環境によって千差万別でしょう。

そこで今回は、一つの参考として、自分自身が試してみて「これは自分に合うな」と思った5つの方法を紹介します。

すぐ対応するものと、あとから対応するもので分ける


仕事術の本などでは、「仕事は先延ばしせずにその場で即断即処理することがよい」という意見が多いのですが、即処理ですべて対応すると、「その日もともとするべきだった業務が進まない」という問題もあります。

そのため、メリハリをつけて対応することも大切だと思います。

たとえば

「3分以内で対応が完了するものは即処理」

「それ以上かかるものはいったんストック」

というようにルールを決めて対応しメリハリをつけて仕事を進めていくことが重要です。

頻繁に行う仕事は自動化


自動化というのは、自分が作業せず、機械もしくは人の手で自動的に完結する仕組みを作ることを言います。

毎月やることが決まっている仕事はできる限り自動化できるように考えてみましょう。

「パートや経験の浅い社員でもできるようにマニュアル化する」「PCの機能を利用して簡単にできるようにする」などの工夫で自分の時間をとられずに仕事が完了する仕組みをつくりましょう。

 

仕事の自動化は、仕組みを考えたり誰かにその仕事を教えたりすることになるため、それを実現するための労力が大きいですが、そのあと自分がその仕事に関わらなくなるというメリットも大きいと言えます。

費用対効果を考え、最初に少し苦労してもそのあとがかなり楽になるようであればやる価値は十分あるでしょう。

 

基本的に会社組織は発展するために仕事をどんどん増やしていく傾向にあります。いつかパンクしてしまわないためにも、自動化できるものはどんどん自動化して自分の手から離していくという発想は重要です。

また、このあとのご紹介するノウハウである「自分のコンディションの良い時間」にその作業をぶつけることもいいでしょう。

自分のコンディションが良い時間帯を意識する


仕事の種類の中には単純な事務処理の他に、マニュアルを作ったり、新しい試みを考えたりなどの頭を使う系の仕事があると思います。

その仕事は自分の頭が最も冴えるタイミングにまとまった時間をとり行うのが有効です。

そのためにはまず自分の頭が最も冴えるいわば「ピークタイム」がいつなのかを把握することが重要です。

一般的には朝イチ午前中が多いようですが、人によっては定例のMTG後、夕方などということもあると思います。

 

いずれにせよ自分の頭の回転がもっとも良くなるタイミングを把握し、その時間は考える系の仕事に集中できるようにまとまった時間を作ることが重要です。

このように、自分のコンディションの良い時間を把握して、その時間にエネルギーを使うという流れを確立すると、体や脳がその仕事をするモードになってくれます。

 

さらに、自分で「この時間はコンディションがいい」という意識を持つようになると、自然と体もそのイメージに合わせて集中しやすくなるようです。自分自身に暗示をかけることでコンディションを良くするという効果も狙えます。

気分の乗らないときは簡単な仕事を


日によっては予定通りに仕事を捌いていく気分が乗らないこともあると思います。

そういう自分に負けずに根性で無理やり予定通りの仕事をこなすマインドも重要です。

 

しかし、気分転換になるような簡単な仕事をやっつけることで気分をのせるという方法もあります。

小さな仕事であっても、完結させることができれば小さな達成感を生むことができ、集中力を高めてくれることが多いようです。

無理にもともとの予定の業務に固執せず、気分転換という意味で他の仕事に手をつけることも効果的です。

自分の記憶力を信じない


ある仕事に手をかけている最中に声をかけられ、中断することもあると思います。

そのときはすぐにそっちへ意識を向けず、再開するときにやろうとしていた内容を必ずメモしておくことが大事です。

中断する前は頭がその仕事に集中しているため、再開後に何をするかを明確に覚えており、再開後もスムーズに取り掛かれるだろうと考えがちです。

 

しかし実際はそうでもないことが多いです。

自分の記憶力を過信し、再開しようとしたときに「あれ?なんだっけ?」とならないよう必ずメモをとったほうが効率が良いです。

 

個人的な感触としては、20代のころはメモをしなくても覚えていられたものの、30代になると忘れることが多くなってきました。(しかも忘れたことを忘れてしまうという質の悪い忘れ方です・・)

これは個人差が激しいでしょうが、肉体の衰えとともに記憶力や集中力も劣化するものだを意識して、若いときに出来ていたことが年をとると出来なくなってくることもあると自覚するべきでしょう。

一番のオススメは「自動化」


以上、私が自分で試してみて「いいな」と思った仕事のスピードを上げるコツを紹介しました。ちょっとしたコツで仕事のスピードは上がるものです。

もっとも効率的な仕事のやり方は、「自分が仕事をしない(=別の人にやってもらう)」という方法です。そのためには自動化がもっともオススメです。

 

しかし自動化するためには最初にある程度のエネルギーが必要で、その時間を確保するために他のコツを組み合わせてサクサク進めていくことが効果的だと思います。

今回紹介したもの以外にもさまざまな仕事術が本などからは学べます。色々と試して自分にあった方法を見出しましょう。

 

自動化させるには人に上手く教えることが重要です

これで仕事が楽になる!部下とチームを育てるための仕事の教え方

 

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