転職

自己PR文例【総務・バックオフィス系】

オフィスのイメージ画像

自己分析と自己PRの作成方法については、以前の記事でご紹介しました。

成功する転職者は、自己分析を土台にした自己PRを作る。

この記事では、自己分析の方法と、そこから自己PRへつなげて行く考え方についてご説明しました。

 

今回は自分自身の備忘録も兼ねて、実際に作成した自己PR用の文章をご紹介します。自分自身のキャリアのうち総務系の仕事に関する自己PRをまとめました。

 

また、今回の文章を作成するにあたり、以下の構成を意識しました。

①背景・説明・抱えている問題点

②自分が行ったこと(具体例やエピソードを交えて)

③自分が行ったことの結果がどうなったか

④身につけたこと、学んだこと

本来はこれに加え、⑤応募先企業のニーズに合わせた自己PRと続くのですが、この点は応募先企業によってアレンジするため、ここでは割愛します。

 

人それぞれ経歴やアピールポイントは異なりますが、棚卸ししたキャリアの内容をもとに、①~⑤の構成を意識すると、伝わりやすい文章ができるでしょう。

属人化廃止のためのマニュアル整備


①総務部に配属になった際、総務の業務がマニュアル化されておらず、口頭伝承であったり、引継ぎがされていない業務があるとやり方がわからないことが多々ありました。

 

②そこで、業務を分解・単純化し、部下やパートに振りながらマニュアルを作らせました。例えば、売上を集計する表の作成や更新、入社・退職があったときの事務処理をマニュアル化させました。

 

③この結果、担当者が退職するときに自分の割く手間を最小限に抑え、スムーズに引継ぎを行うことができたほか、自分自身がその業務を行う手間もなくなり、他のより重要な業務に時間を割くことができました。

 

④このようにマニュアルを整備することで、特定の人物に頼らず誰でもすぐに一定レベルの仕事を行い、自分自身の時間を作る体制を作る方法を身につけました。

組織内コミュニケーション不足の解消


①これまで、社内にて新しく導入する制度やしくみについて、急なスケジュールや導入目的や背景の説明不足で誤解を生じさせたり、不満を生んでしまうことが多々ありました。

 

②そのため、導入スケジュールに気を配り、また導入に際しては意図が正しく伝わるように詳しい説明を心がけました。

例えば、営業職の人事考課の規定を変更する際には、単純に変更点を説明するだけでなく、そこに至る背景(個人の成果からチームによる成果を重視するよう方針を変える)を説明しました。

③その結果、誤解を生じやすく、不満につながりやすいナイーブな規定の変更でしたが、大きな混乱がなく理解させることができました。

 

④組織の中では「言わなくても分かるだろう」という考えは厳禁で、年代や価値観、経験が違うと、同じことを伝えても受け取り方が違います。そのため、どんな立場の従業員に対しても誤解なく伝わるように言葉を尽くすことの重要性を学びました。

未入金回収マニュアルの整備


①全社的に未入金回収の意識が低く、滞納になる顧客への対応が不十分でした。また、現場社員によって対応のレベルに差がありました。

 

②そこで、誰が対応しても同じレベルになるように詳細なマニュアル(トーク例や起りうるさまざまなパターンを網羅したマニュアル)を作成しました。

 

③その結果、誰が対応しても同じレベルの業務ができるようになるほか、「このように対応すでばいいのか」というイメージを持たせることができ、積極的に未入金回収業務に当たれる環境を作りました。

 

④人は「どのようにやればいいかわからない」という思いがあると業務への腰が重くなります。それを解消するためには、研修や詳細なマニュアルが必要です。

また、未入金回収業務は現場販売スタッフのメイン業務ではないため、研修を行えない環境でした。このようなケースにおいて、詳細なマニュアルを準備することで研修に頼らずとも社員のスキルや意欲を上げる方法を身につけました。

会社の売上目標を設定する


①従来の売上目標の設定根拠は、昨年の実績を元にしたものでした。しかしそれでは、人員配置が昨年と異なることで達成の難易度が左右されてしまい、公平性に欠けるものでした。

 

②そこで、その年の人員によって目標数値が設定され、年度途中で人員数が変動した場合に目標数値も変わるような目標の設計を行いました。

設計のコンセプトは役員から降りてきたもので、自ら考えたものではありませんが、上からおろされた大雑把な内容を、具体的な仕組みに落とし込むことに苦労しました。

 

③何度も作り直しをしましたが、無事年度の始まりまでには数値と運営ルールを設計することができ、以前よりも公平な制度で売上目標達成率を測ることができるようになりました。

 

④漠然とおろされたコンセプトを形にする際には、まず仮定条件を設定し、それを積み上げることで形にしたあとに、妥当性があるものか検証する・・という作業方法を学びました。

業務改善案の実施


①社内の業務改善担当として、社内のツールや業務フローについて不便な点の解消をすべく様々な動きをとりました。

 

②③例えばエクセルの関数を使い、顧客カルテや出勤簿の自動化を行いました。また、業務の振り返りを行い、次月の行動方針を固めるためのフォーマットの作成を行いました。

その結果、社内での業務にかかる時間的コストの削減に貢献しました。

 

④エクセルの機能を利用して効率的に作業をする方法や、業務改善を行う際の社員の反応(大掛かりな変更よりも、小さな不便を解消するほうが喜ばれる)を学ぶことができ、仕事のやり方を改善させる時の心構えを学ぶことができました。

コストカットの実施


①経理部にいた際には、会社の利益向上のため、コスト削減できるものはないか考え実行していきました。

 

②③具体的には、グループウェア(G Suite)の導入に伴い、動画配信サービス(月10万程度)の利用廃止、大手携帯キャリアと法人契約を結び、支部の固定電話を廃止して通話料固定の携帯端末を利用(電話料金平均40%カット)、複合機に合い見積もりを入れることで使用料の削減(平均20%カット)などを実施しました。

 

④新しい技術やサービスが生まれることで、コストをかけて導入しているサービスを安く代替できる機会を見つけること、新しく懇意になった業者に合い見積もりを依頼して、従来の利用コストを減らすという方法を身につけました。

 

 

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