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実際に試したらファイル検索が劇的に楽になった電子ファイル整理のコツ

パソコンで仕事をしている人の画像イメージ

紙の資料も管理が大変ですが、ワードやエクセルの電子ファイルの整理整頓もなかなか大変です。

紙のようにかさばってしまうということはありませんが、どこにあるかわからない、どういうタイトルかわからない、なんていうことがありがちです。

電子ファイルの整理整頓は、

・データにどのようなタイトルをつけるか

・データをどのように収納するか

という2点がポイントになります。

今回はこれらのポイントについて効果的な方法をまとめたいと思います。電子ファイルの整理が苦手だという人は参考にしてください。

データには日付をつける


まずはデータの整理整頓です。データにはまず日付を入れることが大切です。

いつ作成したかという情報をタイトルにつけることで、あとから検索する際作成した時期を手がかりにして検索することができます。

例 2017年(平成29年)1月1日の場合

西暦年+月+日(数字のみ)→20170101

西暦年の下二桁+月+日(数字のみ)→170101

和暦年+月+日(数字のみ)→290101

和暦+年+日(漢字付き)→29年1月1日

色々な形があるので、自分なりにしっくりくる形でルールを作るとよいでしょう。

内容と目的をつける


日付をつけたら、データの内容がわかるような名前をつけます。

このとき内容だけでなくそのファイルの目的もタイトルにつけると、あとから検索するときの手がかりが増え便利です。

例 毎月の営業MTGで使用する月間営業成績資料の場合

営業MTG月間営業成績
(目的)  (内容)

という形だとわかりやすく、かつ後から検索もできるでしょう。

必要に応じて記号を使う


日付と内容、目的を組み合わせてタイトルをつけると以下のようになります。

20170101営業MTG月間営業成績

これでも内容がわかりやすく見やすいと思いますが、記号を使うことで見やすくする方法もあります。

よく使われる記号は

_(アンダーバー)

【】(墨付き括弧)

です。

これを使うと

20170101_営業MTG_月間営業成績

というようにすることもできます。なお、一部の記号はタイトルには使用できないので注意してください。

検索機能をフル活用するためのタイトル付け


これまでの方法は、どちらかというと見やすいタイトルにするためのものでした。

ただ、

「後から探すときにはとにかく検索機能を活用したい」

ということであれば、自分があとから検索するであろうフレーズをたくさん盛り込むという方法もあります。

先ほどの例で言うと、

2017年1月営業MTG用資料月間営業成績表

という形でしょうか。

このスタイルで管理する場合は、フォルダを階層わけせずにひたすらファイルを放り込み、探すときは最初から検索機能を使う、という方法もできます。

しかし、多くの場合はあとから探しやすくするため、階層をつけてデータを管理することが多いでしょう。

このとき、電子ファイルの保管場所がごちゃごちゃになってしまったら後から探せなくなります。

そこで、データを保管するフォルダ階層のルールをしっかり定め、「どのように収納するか」を考える必要があります。

フォルダは階層を多くしすぎない


例えば営業の資料で、取引先の○○さんへの見積書を管理するために以下のようなフォルダを作っていないでしょうか?

営業部→営業資料→2016→○○様案件→見積書→Aパターン

長いです。

ファイルを開くために毎回フォルダに入っていくのが大変ですよね。階層を多く作るとそれだけ探しにいく手間が増えます。

一つのフォルダをクリックするのはほんの1秒ですが、毎日何十回とフォルダをクリックするのであれば積もりつもって大きな時間のロスになります。

また、途中で迷子になりやすいというデメリットも無視できません。

たとえばあとになってからデータを探したいとき、

「○○様案件」が2016年か2015年かよくわからない

なんてことになってしまい時間がとられる可能性があります。

そこで、この例であればフォルダ名を「2016_○○様案件」として、ファイル名を「見積書Aパターン」としてしまえば

営業部→営業資料→2016_○○様案件→見積書Aパターン

と4階層で済みます。

その結果、探しに行く時間が短縮され、迷子になることも少なくなるでしょう。

フォルダわけに迷うものは「その他」フォルダに入れてしまう


紙の書類はすべてファイルに入れるように、電子ファイルもすべてフォルダに入れることが基本です。

しかし中にはどういうフォルダに入れるべきか迷うこともあると思います。

その場合は「その他」というフォルダを作り、迷ったものはすべてそこに入れましょう。

後からそのフォルダに入れたかどうか思い出せなくなったとしても、タイトルのつけ方を工夫し、検索機能を利用すれば探し出すことができます。

逆に、すべてのファイルをフォルダにきれいに分類しようとすると無理が生じるためオススメできません。

以上のようなポイントをおさえ、ファイルの格納と検索がしやすいフォルダ分類を目指しましょう。

一度決めたら基本的に変更しない


このような方法でタイトルづけと収納のルールを決め、管理することで綺麗に使いやすくなります。

重要なことは一度決めたら徹底して行うことです。せっかく自分で決めた方法も、中途半端になってしまっては効果がでません。

決めたルールで徹底して管理し、綺麗なPC環境で仕事をしましょう。

 

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