厄介な上司や部下

話が通じない上司の対処法と、あと自分がそうならぬよう必要なこととは。

話が通じない上司のイメージ画像

「うちの上司は話が通じない」という愚痴はよくあるでしょう。

また同様に、上司に限らず部下や同僚とも「どうも話が通じないな」と思うこともあるのではないでしょうか。

話が通じないという問題は、上司だけでなく様々な相手にも起こりうるものです。

上司に話が通じない場合は、自分の仕事をスムーズに進めることができず、部下や同僚に話が通じない場合は、あなたがリーダーとなるプロジェクトの進行が危うくなるでしょう。

話が通じない場合というのは、人としての器が小さいために相手の話が聞き入れられなかったり、経験や視野が違うために意思疎通が上手くいかなかったりなど、様々な理由が考えられます。

 

しかし、ビジネスで成果を出すためにはスムーズなコミュニケーションが非常に重要です。

そのため、話を聞かないような上司の特徴とその対処方法を知り、部下や同僚とコミュニケーションが上手くいかない理由やその対応について把握することが重要です。

そうすると「話が通じないな」と思ったときにも改善することができるでしょう。

 

そこで今回は、話が通じない相手への対処法をまとめました。

「どうもあの相手とは話が通じない」という場合は、これから紹介する内容に当てはまるものが無いかどうか考えてみてください。

話が通じない上司の特徴

まずは話が通じない上司の特徴を把握しましょう。

仕事でのコミュニケーションは、立場が上の人物の心がけ次第で大きく変わります。

優秀な上司は、部下の発言からその意図を適切に吸い上げることができます。

 

そのため、あなたの言うことが上司に聞き入れられない場合は、上司側に問題があることが多いものです。

話が通じない上司には以下のような特徴があります。

 

①自分が正しいと思い込んでいる

かつての自分の成功体験が絶対だと思い込み、部下のやり方は未熟だと決め付けます。

時代や環境が変われば適切な方法は変化しますが、それに気づかずいつまでも自分の方法が一番だと思い、そうでない方法を提案されても頭ごなしに否定します。

 

②「わからない」と言えない

上司も人間ですから、説明を受けても理解できないことはあるでしょう。自分の知らない、新しい分野の知識が必要なときもあると思います。

しかしなんらかの理由で部下の説明が理解できないとき、「わからない」と素直に言うことで部下になめられるのを嫌がり、「わからない」と言わずに責めるように問いただしたり、「おまえの話は要領を得ない」と叱ることでごまかす場合もあります。

 

③感情のままに怒り出す

上の二つの理由で部下の言うことを受け入れず、否定するときにおもむろに怒り出す傾向があります。

上司が怒り出してしまっては、部下としては引き下がるしかないでしょう。

部下としても根気よく説明する気もうせ、落ち込んだりやる気がなくなってしまうものです。

 

このような特徴がある上司は、部下の話を聞くことができません。自分の狭い世界にあることしか物事を理解できず、部下の意見を拾うことができないものです。

話が通じない上司への対処法

あなたの上司がこのような話の通じない人間の場合は、ちょっとした話を通すだけでも苦労することでしょう。

こうした上司とうまくやるためには、以下のようなポイント押さえましょう。

 

①上司にしゃべらせたあとに切り出す

人は自分の意見を聞いてくれる人には好意的になります。どんなに器の小さい人間でも、自分の話を聞いてくれる相手には心を開き、その相手の言葉も少しは聞き入れようかという気持ちになります。

そういう気持ちにならないうちは、あなたがいくら効果的に話を切り出しても、相手にそれを受け入れるだけの余裕がありません。

まずは好きなだけ話をさせ、スッキリさせたうえで

・「かしこまりました。ちなみに余談ですが・・」

(「ちなみに」をという言葉は、相手の考えを否定せずに自分の意見をはさみこめる便利なフレーズです。)

 

・「取締役がおっしゃっていたのですが・・」

(権威ある人の発言が引用できるならば、その力を借りましょう)

 

・「最近このような現象が起こったのですが・・」

(ただの意見は否定するが、起きた事実は重視する上司もいます)

などのような切り口で、話を切り出すと受け入れる可能性が高まります。

 

②簡潔に伝える

理解力がない上司には、なるべく分かりやすい言葉で伝えなければいけません。

また、最初の一回で伝えられない場合は、そこで理解しようとする気持ちが失せてしまう危険もあります(勉強が嫌いな中学生が、一回の説明でわからなかった時点で、もう聞くのを諦めてしまうのと同じようなイメージです)。

・簡潔に分かりやすい言葉を使う

・具体的な例を持ち出して伝える

・上司の理解が深い分野でたとえてみる

・資料を持ち出してそれを利用しながら説明する・・

などのテクニックを駆使することで伝わりやすくなります。

 

③相手の感情に呑まれない

おもむろに上司が怒り出したときに、こちらもカチンときたり、おどおどしてしまってはますます伝わらなくなります。

上司の怒りの感情に反応せず、冷静に対応しましょう。

相手が怒り出してしまった場合には、あまり説明しても理解がすすまないため、さっさと退散して機会を改めるのも手です。

また、機嫌の良いときを狙って話すのも非常に大切な方法です。こういうタイプの上司は、機嫌が良いときと悪いときではまるで別人のように話を聞き入れることも多いものです。

部下や同僚と話が通じないときに考えられる原因

相手に余裕がないと話が通じません

このように、上司に話が通じない場合、上司の姿勢に問題があることが多いものです。

一方であなた自身が上の立場として部下に話したり、同僚とコミュニケーションをとるときに「話が通じない」と感じることもあるでしょう。

その際にはこのような理由が考えられます。

 

①自分の考えが理解されている前提で話している

あなたとあなたの部下では、仕事における経験・知識の理解が違うのは当然ですが、その事実を知らずに話してしまうことがあります。

あなた自身が過去の経験から、「この規模のビジネスならこの程度の準備で成功するだろう」と考えていても、部下からすると「成功させるためにはもっと多くの準備が必要ではないか」と不安に思ってしまう可能性があります。

 

このような不安が解消されないまま、仕事の話を進めても、部下はあなたの指示よりも時間をかけて多くの準備をし、あなたとしては「もっと早く進めてくれよ」とイライラしてしまいがちです。

相手が同僚や他の部署でも、経験や知識の違いから同じようなことは起こりえます。

こうした意識のすれ違いが「話が通じない状態」を引き起こします。

 

②「相手はこれくらいできるだろう」と思い込んでいる

人は、自信のある仕事に対しては積極的にスピード感をもって取り組みますが、そうではない場合は消極的で進行がままならない傾向があります。

あなたが「この人はこの仕事ならこのくらいの早さでできるだろう」「この人の経験ならこのくらいの仕事はこなせるだろう」と思っていても、実はそうではないことがあります。

 

これにはあなた自身の見通しが甘かったり、相手が見栄や保身のために「知ったかぶり」をしてたり・・という理由が考えられます。

いずれにせよ何らかの理由で、あなたの見通しと相手の実際の能力に違いがある場合も「話が通じない状態」になります。

 

③相手に余裕がない

あなたが何か相手に仕事の依頼をしても「そんな大変なことは無理だよ!」「今の状態でできるわけがない!」と少々感情的に突っぱねてくることがあります。

この場合は相手が現状抱えている仕事で精神的に手一杯になっており、新しい仕事の依頼や業務改善の提案に対して、検討すらしないで拒否することがあります。

このような理由でも、こちらの依頼や提案を一切受け入れてくれない「話が通じない状態」になることもあります。

相手と話が通じない場合の対応方法

このような背景で部下や同僚、他部署の人に話しが通じないと感じる場合には、以下のような対応をとることが必要です。

①相手の仕事への理解や習熟度を把握する

たとえば一つのプロジェクトを進めるときには、あなたと相手の経験や知識になるべくギャップが無い状態にしなければいけません。

そのためには多くの情報を共有する必要があります。

あなた自身の判断や考えを伝えるときには、その背景や根拠(なぜそのように思うか、どのような事実をもとにそう考えるか)ということまで相手に詳しく伝えるべきでしょう。

同じように相手の意見についても、「なぜそう考えるか」という根拠を教えてもらうことが大切です。

 

また、仕事のペースが遅い場合は、相手の能力があなたの認識と違う可能性があります。

その時にはなにが仕事の進行を妨げているかを冷静に聞き、あなたの認識に誤りが無いかどうかを見極める必要があります。

このような確認作業を丁寧に行うことで「どうも話が通じない」という状況を改善することができます。

 

②誤解が生じないように丁寧に話す

これはあたり前のことですが、日本人は「これくらいは言わなくても分かるだろう」という考えをもつことが多いものです。

そのため、思い込みによる理解のすれ違いが生まれやすい傾向があります。

そうならないように、小さなことでも細かいところまで伝え、誤解の無いように進めなければいけません。

 

③話を聞く余力を作ってやる

相手に明らかに余裕がない場合に話を無理やり通そうとしても、相手とあなた両方にストレスがかかります。

確実に話が通じるようにするためには、相手にその話を聞き入れる余裕を作ることが重要です。

 

そのためには、業務の状況についてじっくり話す時間を作り、現状をヒアリングしましょう。

業務が多すぎてパンクしている場合は、人を投入したり何かの業務をカットできないか検討するべきです。

そのような手を打つことで、相手に話しが通じる状況を作ることができるでしょう。

話が通じないからと言って論破してはいけない

このように、相手と話が通じないことが原因になり、その相手と言い争いになってしまうケースもあります。

あなたの考えのほうが理論的であれば相手を論破することがあるかもしれません。

 

しかし、このようなコミュニケーションはあまりおすすめできません。

人間は理屈だけでなく感情でも動く生き物です。相手を否定するような議論で相手を論破したとしても、相手が感じる「負かされた」という思いはあなたの意見を受け入れることを阻害します。

したがって、理屈でもって相手を打ち負かす議論は自分の気持ちはいいのですが、相手と仕事をしていく上ではプラスになりません。

このとき相手の抱えるネガティブな感情は、信頼関係に悪影響を及ぼすことが多いものです。

互いの意見をすり合わせることが重要

ではこのとき、どのようなスタンスが良いのでしょうか。

それは「相手の意見を尊重しつつ、自分の意見もわかってもらう」というものです。

まず相手の話を聞き、それに対して同意をしつつ、「あなたの意見ももっともである、しかし私の立場からからだとこのような考えもある」というメッセージを伝え理解を求めます。

相手の意見を聞き入れ尊重しつつ、自分の意見にも理解を求める、という考え方です。

 

そして、互いの意見で共通している部分を見つけ、そこを確認しあうことも重要です。

「互いに同じ方向を向いているが、そこに至る道に違いがある」という状態であることを確認し合えば、相手からの理解や譲歩も得られやすくなります。

ちなみに相手が打ち負かそうと吹っかけてきてもそれに乗らず、冷静になり、意見のすり合わせを行うための議論だということを忘れないようにするべきでしょう。

 

このようなスタンスで話をすることで、議論するケースになっても「話が通じない」という状態にならず、互いに歩み寄ることができるようになります。

一度「話が通じない上司」になったら抜け出せない

以上のように、話が通じないという状態にならないための方法を様々な視点からご紹介してきました。

この中でもっとも気をつけたいのは、あなた自身が「話の通じない上司」にならないようにすることです。

例えば報告を受けるときでも、相手の話を最後まで聞かず途中でさえぎってしまい言葉を返したり、相手の言いたいことをつかもうとせず自分の言いたいことだけを伝えたり・・といしてしまうと、相手から「話の通じないやつ」と思われてしまいます。

 

また要望や依頼があった場合でも、相手の事情を理解せずに、こちらの都合を一方的に伝えることでも同じような印象を与えてしまいます。

こちらの記事も参考にしてください

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あなたが部下であるうちはよくわかると思うのですが、上司に何か言いたいことがあってもそれを堂々と言えることは多くありません。

「話が通じない」と思われてしまったら、部下からそれを指摘されることもそうそうありません。そうなると改善することもできないでしょう。

そして信頼もされなくなり、報告される内容も薄くなり・・という悪循環になります。

 

そういう意味では誰もが「話の通じない上司」になり、そしてそこから抜け出せなくなる可能性があります。

話の通じない上司に出会ったら、反面教師として彼の言動を目に焼きつけ、将来自分が同じことにならないように勉強させてもらいましょう。

前置き言葉を使って相手の受け入れやすい表現をすることも大切です

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POSTED COMMENT

  1. F9 より:

    糖質に何言ってもムダw

    • wot より:

      コメントありがとうございました。「話が通じない」と一口に言っても色々なレベルがありますから、そう思ってしまうような、どうしようもない相手もいますよね。

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