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仕事の抜け漏れはこれで防げ!定期的な仕事のメンテナンスがあなたを救う

メンテナンスをしている画像イメージ

立場が上がり大量の仕事を抱えることになると、今自分が何のタスクを抱えており進捗がどうなっているのかわからなくなるなんてことはないでしょうか。

また、人に振った仕事がどこまで進んでいるのかがわからなくなったり、机の上は書類がぐちゃぐちゃで下のほうには何の書類が埋もれているかわからない・・なんてことにもなったりしないでしょうか。

そのような状態だと、確認ミスや把握不足により大小さまざまなミスがおきやすいという危険があります。

これを防ぐためには、これからご紹介する「仕事のメンテナンスの時間」をとることが望ましいと思います。

書類・データ管理のメンテナンス


机の上にある書類に目を通し、即判断してまわすものはまわし、そうでないものは明日以降に確認すると判断します。

また、現在進行中の案件に関する書類はそれぞれの専用のボックスなりファイルなりに収納するよう整理しましょう。

また、PCのデスクトップにエクセルやワードのファイルがごちゃごちゃしている場合もそれを整理します。

このとき、フォルダを作り収納して後から検索しやすいようにファイル名を付け直します。

これにより紙の書類やデータがどこにあるかわからない、ということを防ぐことができます。

抱えている案件のメンテナンス


今自分が抱えている最中の案件とその進捗・次に何をするか・いつ行うかの確認

これから取り組むべき案件は何か・そのためにいつ何を行うかの確認

今日新しく発生した案件はなにか・今抱えている業務とどちらを優先するのかの判断

そういったことを考えます。そしてこれらを確認することで明日は何を行うか・・・ということを固めます。

これにより、進めなければいけない案件や重要な案件が放置されてしまうということを防ぎます。

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ミス防止のためにもマメなメンテナンスを


これらは両方とも毎日行うのが望ましいのですが、最悪は書類やデータのメンテナンスは週一回でも良いでしょう。

仕事がたまってしまうと、とにかくバリバリ片付けてしまいたいと思いがちです。

しかしそれだとヌケ・モレが発生し、かえってフォローのための仕事が増えてしまう危険性があります。

そのような事態にならないためにもメンテナンスを心がけることが大切です。

そして、書類や案件の管理のようないわば「個人レベルのミス」をなくす動きですが、それ以外にも「チームレベルのミス」をなくす動きも重要です。その際の視点は以下の通りです。

発生したクレーム・トラブルを見直す


最近発生したクレーム・トラブルの原因を洗い出し、その原因が何なのかを考えます。

このとき、原因がそもそも業務の流れ自体に無いかどうかという視点で考えることが重要です。

もし業務の流れそのものに原因であるならば必ず再発します。同じ問題が発生しないように原因に手を打ち、改善させる必要があります。

残業が多くないか見直す


会社の規模や経営者の方針にもよりますが、一般的に残業は給与の面でもコストが高くつき、社員の健康面や生産性の面でも望ましくないため避けるべきです。

一時的に残業が多いこともあると思いますが、慢性的にそうなってしまうと後々社員の退職などの危険性があります。

これが多い場合はその原因を探り、業務プロセスの効率化や仕事量の均一化を図ることで改善させることが重要です。

変化に合わせて最適化する


人員配置や業務プロセスが変更になった場合、これまでの業務フローを踏襲することは簡単ですが、ぜひフローの見直しを図ってください。

たとえば前工程と後工程のオペレーションが変わった場合に、それにあわせてもっとやり方のよい方法を構築したり、部署内の人数が減ってしまった場合は減らせる仕事が無いか検討したりなどの動きが重要です。

このように、変化をきっかけに業務を効率化できないか考えます。

チームのメンテナンスは個人よりも重要


以上の観点から、必要に応じてチーム全体の業務フローを見直します。

ついつい目先の業務を回すことだけに意識がとられることが多いですが、これを行わないと目先の業務をこなす状態から抜け出すことができません。

そしてチームの効率化を図る仕事はリーダーにしかできません。

個人の業務のメンテナンス以上にチームの業務のメンテナンスは重要です。個人→チームと、メンテナンスをする範囲を広げていきましょう。

 

余裕を持って仕事をするためにはこちらも参考になります

余裕を持っていい仕事をするためにー仕事を前倒しして処理のペースを上げよう

 

 

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