部下育成

新ルールの形骸化はこれで防げ!新しい取り組みを定着させるための3つの方法

調和している会社員のイメージ図

組織で動いていると、チーム内に新しい取り組みを始めたいと思ったり、上からの新しい方針にチームを従わせる必要が出てきます。

そのときには新しい取り組みや方針をチームに説明し、動きを変えさせることが必要です。

組織では新しい取り組みが浸透せず、導入したもののすぐに元通り・・なんてことは良く見られてしまいます。「会社あるある」と言ってもいいのではないでしょうか。

しかし新しい取り組みを定着させないと組織を成長させることができません。リーダーとして、そのためにどのような働きかけをするべきかとまとめます。

新しい取り組みが定着しない背景


自分ひとりの動き方をかえるのは自分自身の問題なのでそれほど難しくは無いですが、チーム全体の動きを変えるとなった場合には人数が多ければ多いほど難しくなります。

そうなる理由ですが、まず新しい取り組みが当人達にとって望ましいものでないため、古いやり方のままでいたいと考えてしまうことがあります。

会社組織は部署・部門によって利害関係が一致しないことも多く、ある部署の負担が減る取り組みが、別の部署の負担を増やすことになるという現象はよく起こります。

そのため、自分達の負担が増えるような取り組みが導入されるとなると抵抗を感じるのが人情でしょう。

また、そうでなくても人間はこれまでの習慣を急に変えるというのには抵抗を感じることが多い傾向にあります。

新しい取り組みを始めた方がいいのは理屈ではわかるけど、新しいことをはじめるのは面倒だ、という心理から元通りになってしまう、というケースもあります。

新しい取り組みの導入にはこうした「定着の落とし穴」があるため、何も考えずにいるとその穴にはまります。

それを防ぐために、以下のポイントを押さえた方がいいでしょう。

頻繁に声をかける


一度指示して終わりではなく、「いついつから新しい動きにかわるからね。」「新しい動きは問題なく移行できている?」と言った声かけを頻繁にすることです。

とても基本的で単純なことですが、上司自身も乗り気でない変更の場合はついつい声かけを怠ってしまい「まぁいいか」となってしまいがちです。

そこを堪え、簡単な声かけでいいので発信し続ける、というスタンスが重要になってきます。

上司から頻繁に発信されることで、「忘れていたからやらなかった」という言い訳が通らなくなります。

新しい取り組みが定着しない一番の理由は、「いつの間にか忘れてしまう」という要因です。声をかけるという行為はとても単純なのですが、定着しない理由を防ぐ効果的な対策になるのです。

メンバーの感情に配慮する


新しい取り組みが自分達に負担がかかるものである場合は、なぜその取り組みが導入されたのかという背景や、その取り組みによって生じるメリットをメンバーに理解させる必要があります。

それをすることで「この取り組みには意義があるんだ」と感じさせるように配慮しなければいけません。やる気が無ければ、いつその取り組みが形骸化してしまっても怪しくない状況になります。

意義を感じさせた上で、「大変だろうけど意味のあることだから頑張ろう」という声かけをすることも大切です。

「大変だけど意味あることだし、リーダーもこう言っているからやるか」という気持ちになるように促しましょう。

新しい取り組みでの成果を強調する


「新しい取り組みになった結果、こういうよい影響があった」ということをチーム全体で共有することも重要です。

自分たちが動きを変えたことによる成果を感じることができれば、チームのメンバーも納得感が出てきます。

逆に「動きを変えても何もメリットがない。何も意味が無い。」と思われてしまったら、動きを変えても意味が無いから元の方法でいいじゃないか、と思われてしまいます。

メンバーにそう思わせてしまわないようにリーダーが成果をアピールする必要があります。

「一度命令して終わり」が一番ダメ


これらのポイントを考えると、逆に「やってはいけないこと」がわかります。つまり、

一度だけ機械的に伝えて終わること

です。

「上からの指示だから」と詳しい説明もなく伝達し、その後フォローも成功例の共有もないのであれば、メンバーは取り組みを始めようという気持ちにもならず、また、やらなくてもいいのかな、と感じてしまいます。

伝える側としては「伝えたんだからやるのが仕事でしょ」とついつい思ってしまうのですが、人間はそんな簡単なものではありません。

上司はチームのメンバーを会社の方針、指示に沿って仕事をさせる責任が求められます。そのためには「やれ」と言って終わりではなく、実際に定着させるようにこれらの働きかけをしなければいけません。

リーダー自身に「定着させる」という意思が必要


以上の3つのポイントを抑えることで定着しやすくなると思います。

まずは頻繁に声かけをして忘れさせないようにし、メンバーの感情に配慮する。そして成果を強調することが重要です。

この問題は、上司の意思次第で定着率がかなり違ってくると思います。

決まりだから・指示だからということで命令をすることは簡単ですが、先ほどの話のとおりそのようなスタンスではいけません。チームに定着させることに責任を持つことが重要です。

立場が違いますが、「新しいルールを定着させる方法」という意味では共通します

ルールを作って満足してませんか?組織のルールを定着させるために必要なこと

 

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